Die notule van die vergadering is 'n dokument wat al die belangrike besluite van hierdie geleentheid weerspieël. Die verkeerde opstel daarvan, beide in betekenis en in uitvoering, kan veroorsaak dat dit deur die deelnemers aan die vergadering betwis word. Boonop is daar 'n potensiële gevaar om verkeerde bestuursbesluite te neem as die notule van die produksievergadering verdraaide inligting bevat. 'n Stel eenvoudige aanbevelings sal jou help om dit korrek te rangskik.
Die teks van hierdie dokument bevat gewoonlik twee dele: inleidend en hoofgedeelte. Die notule van die vergadering (sy eerste helfte) bevat 'n beskrywing van die belangrikste parameters van die geleentheid: posisies, volle naam. lede, voorsitter en sekretaris. Wanneer een van die aanwesiges 'n spesiale status het (genooi, deskundige, waarnemer, ens.), word dit ook in die dokument aangeteken. As die vergadering deur baie mense bygewoon is, kan die notule van die vergadering inligting oor hulle bevat'n aparte blad, wat 'n onlosmaaklike aanhangsel van die dokument is. Die inleidende afdeling eindig met die agenda, wat 'n lys van sake wat oorweeg word bevat. Dit is wenslik om hulle in volgorde van belangrikheid te rangskik, maar daar kan ander faktore wees wat die plek in die lys vrae beïnvloed. Byvoorbeeld, die struktuur van die agenda kan afhang van die logiese verhouding van 'n deel van sy kwessies of die indiensneming van die persone wat aan die geleentheid deelneem. Die dokument self word op die briefhoof van die organisasie (sy afdeling) opgestel, dit moet aangedui word wanneer die vergadering plaasgevind het.
Die notule van die vergadering in die hoofgedeelte moet ooreenstem met die inleidende gedeelte. In die besonder moet sy items in dieselfde volgorde as in die agenda verloop. Die algoritme om 'n teks te konstrueer wat inligting oor elke agendapunt aanteken, is soos volg: "geluister", "gepraat", "besluit". Die hoofreël wanneer hierdie deel van die protokol geskryf word, is dat dit nie in 'n soort transkripsie moet verander nie.
Veral die subparagraaf "geluister" beskryf wie die hoofspreker oor die kwessie was, wat hy aan die einde van sy toespraak voorgestel het. Volgens die sprekers word ook aangedui wie gesê het wat hy voorgestel het. Die besluit bepaal die finale standpunt van die meerderheid van die vergaderingdeelnemers. Indien dit deur stemming aangeneem is, dan word aangedui hoeveel mense daarvoor was, hoeveel daarteen was, asook die aantal onthoudings. Afhangende van die belangrikheid van die kwessies wat bespreek is, kan die volle naam gelys word. mense wat een of ander posisie ingeneem het.
Die notule van die vergadering word deur die sekretaris opgestel, die dokument self word deur die eksekuteur en die voorsitter van die vergadering onderteken. Die bron van inligting vir die samestelling daarvan is handgeskrewe konsepte, opnames gemaak met 'n stemopnemer, transkripsies. Indien die oplossing van kwessies wat tydens die vergadering geïdentifiseer is die gesag vereis van 'n hoër amptenaar wat nie aan die vergadering deelgeneem het nie, kan goedkeuring van besluite deur hierdie hoof addisioneel verskaf word. 'n Getekende en geregistreerde protokol kan as 'n enkele dokument of as uittreksels aan amptenare gestuur word wat slegs deur 'n deel van die vrae gedek word.
