Dokumentbestuur is 'n belangrike skakel in kantoorwerk

2024 Outeur: Henry Conors | [email protected]. Laas verander: 2024-02-12 03:02

Die werkvloei word verstaan as die reëls waarvolgens getekende oplossings binne 'n onderneming of instelling bevorder word vanaf die oomblik dat dit ontvang word tot in argiefberging. Die basis van hierdie konsep is die ontvangs van 'n dokument, die oorweging daarvan, oordrag aan die uitvoerende liggame, organisatoriese maatreëls vir uitvoering, sertifisering, uitvoering, berging.

Dit is 'n proses wat die gevalle van die dokument se beweging saam met die spoed van sy beweging deur hierdie gevalle in ag neem. Dokumentvloei is 'n proses wat gekorreleer moet word met die inligtingsaktiwiteite van die administratiewe apparaat, met die dokumentasie van elke individuele besluit, die stoor van nuut ontvangde dokumente.

'n Groot aantal tekortkominge in die werksaamhede van baie administratiewe apparate hou juis verband met die swak organisasie van die beweging van dokumente. Byvoorbeeld, die proses van sirkulasie van 'n bestuursbesluitdokument moet drie verpligte komponente insluit:

• inligtingsondersteuning vir die besluit wat geneem word (dit sluit betroubare inligting in,wat die korrektheid van die besluit bevestig);
• dokumenteer die besluit self (regulatoriese dokument);
• beheer oor implementering (wat die organisasie van die voorgestelde werk, metodes om die taak te voltooi, nakoming van voorwaardes en sperdatums insluit).

Soos uit die voorbeeld hierbo gesien kan word, is die werkvloei die versameling van inligting op grond waarvan 'n administratiewe besluit uitgereik sal word; voorbereiding van die besluit self, insluitend redigering, koördinering, opstel tot goedkeuring. Al die bogenoemde stadiums vereis die beweging van die dokument nie net tussen strukturele afdelings van die onderneming nie, maar ook tussen kunstenaars, van tegnici, spesialiste tot bestuurders. Die gevolgtrekking uit hierdie voorbeeld is soos volg: hoe hoër die spoed van beweging van die dokument, hoe hoër die kwaliteit van die uitvoering daarvan in elke spesifieke stadium, hoe beter is die proses om die onderneming as geheel te bestuur.

Die term self het reeds in die 1920's in die literatuur verskyn. Toe is geglo dat die werkvloei die organisasie van werk is wat gemik is op die rasionele konstruksie van die staatsapparaat as geheel, die verdeling van verantwoordelikhede tussen verskeie presteerders en dienste. In 1931 het die Instituut vir Bestuurstegnologie die eerste poging aangewend om die eenvormige beginsels van kantoorwerkorganisasie te reguleer. Die reëls is uiteengesit waarvolgens die aanvaarding en aflewering van dokumente, die reëls vir uitvoering, en die regulering van ondertekening uitgevoer moet word. Die volgende stadiums van ekonomiese ontwikkeling het wetgewende regulering van so 'n konsep sooskantoorwerk, waar die hoofklem op individuele tegniese bedrywighede was. Die dokumentbestuursprogram is nie deur hierdie wetgewende handelinge genoem nie, hoewel dit in werklikheid alles daarop neergekom het om die beweging van dokumente te organiseer. Vanaf 1974 is die hoofdokument onderteken wat die hele proses van dokumentbestuur reguleer, wat steeds van krag is.

Hierdie stuk wetgewing word die "Unified State Records Management System" (USSD) genoem, waarvan die paragrawe gewy is aan die organisasie van die beweging van dokumente, tegnologiese metodes van hul verwerking en toepassingsreëls. Hierdie versameling formuleer die basiese reël: "Dokumentvloei is die operasionele beweging van 'n dokument langs die kortste pad, insluitend die minimum tyd en arbeidskoste." Slegs deur die goedgekeurde reël in die praktyk toe te pas, kan mens daarop reken dat die lewe van die land se bevolking, die groei van die staat se ekonomie, verbeter word.

Om hierdie doelwitte te bereik, is slim, gedissiplineerde, verantwoordelike leiers nodig, vir wie die instelling van 'n werkvloei gebaseer op die USSD 'n saak van eer en gewete sal wees.