'n Register is 'n lys of lys. Volgens 'n ander interpretasie beteken hierdie woord 'n boek om dokumente, eiendom en ander sake op te teken.
Tydens die werk van enige maatskappy word dokumente geskep wat die essensie van sy aktiwiteite weerspieël. Die aantal sulke vraestelle groei voortdurend. Die berging en vernietiging van sulke rekords is onderhewig aan regulasies wat deur federale agentskappe bepaal word.
Om vir die maatskappy nie 'n huis met papiere te hê nie, is 'n register nodig. 'n Groot aantal dokumente moet gestruktureer en gesistematiseer word. Die register is 'n stelsel wat die werk met vraestelle baie sal vergemaklik en jou in staat sal stel om dit in die kortste moontlike tyd te vind.
Argiveering en berging van dokumente is 'n arbeidsintensiewe werk. Maar elke groot onderneming behoort so 'n stelsel te implementeer. Groot hoeveelhede papier en digitale inligting word in die register van dokumente ingeskryf.
Spesialiste werk met enige data:
- krediet- en versekeringsake;
- kommissiekontrakte;
- aanstuur vragbriewe;
- rekeningkundige en personeeldokumente, ens.
Registrasiewerk sluit in:
- Lys deur spesialiste indie inhoudsopgawe van elke saak van die lys dokumente wat deel daarvan is.
- Van hierdie lys in die elektroniese register in.
- Stel die bewaringstydperke vir elke tipe dokument of sy groep.
- As die saak in die argief gestoor word, word die nommer van die boks waar dit geleë is in die register aangedui.
Wanneer 'n nuwe tegniese taak vir die voorgestelde projek ontwikkel word, word die hoeveelheid inligting wat in die inventaris ingevoer sal word, bepaal.
Die register is 'n lys van inligting wat in 'n joernaal of op elektroniese media ingeskryf word. Elke groep dokumente het sy eie kort inhoudsopgawe. Voorbeeldrooster:
- persoonlike lêers vir die personeelafdeling;
- maatskappy se rekeningkundige dokumente;
- gesluit ooreenkomste van die organisasie;
- versekeringspolisse;
- leningsooreenkomste;
- tegniese dokumentasie vir argitektoniese ontwerporganisasies;
- tydskrifte;
- 'n katalogus van alle maatskappydokumente met 'n inventaris of register.
Samestelling van registers in die maatskappy kan die tyd aansienlik verminder om 'n dokument en hulpbronne te vind. In groot maatskappye kan 'n mens nie sonder 'n streng inventaris en groepering van alle dokumentasie klaarkom nie. Maar klein firmas kan ook so 'n rekeningkundige stelsel implementeer.
'n Organisasie wat betrokke is by kleinhandel, neem goedere nie net teen produsentepryse in ag nie, maar ook teen verkooppryse. Teen watter koste die boekhouding van goedere gehou sal word, besluit die handelsmaatskappy. Prysvormingverkope moet gedokumenteer word. In die kleinhandel word 'n register vir elke produk saamgestel. Dit maak dit moontlik om rekords te hou vir elke produksie-eenheid, volgens koopprys en verkoop.
Daar is geen enkele monster waarvolgens goedere gehou word nie. Die handelsorganisasie stel onafhanklik die vorm van die dokument "Prysregister" op, wat volledige inligting oor die produk en sy besonderhede bevat. Sulke vraestel word daagliks vir alle inkomende goedere saamgestel. Die hoof van die maatskappy keur die kleinhandelprys goed.
