Basiese norme en reëls van sake-etiket vir 'n kantoorwerker en staatsamptenaar

2024 Outeur: Henry Conors | [email protected]. Laas verander: 2024-02-12 02:56

Wanneer jy begin werk, sal jy gou besef dat die vermoë om die basiese reëls van sake-etiket te volg bydra tot professionele sukses in enige veld en net so hoog as besigheidseienskappe gewaardeer word. Dit sal jou help om maklik by enige span in te pas en vinnig geloofwaardigheid by kollegas en bestuur te verkry, veral as jy vinnig daarin slaag om die verskil tussen sake- en sekulêre etiket te vang en leer om die regte gedragslyn te kies.

Basiese besigheidsetik

Goeie maniere in 'n kantoor of regeringskantoor verskil ietwat van wat buite as ordentlik (gewoonlik) beskou word.

• As die leier 'n man is, moet vroue nie verwag dat hy moet opstaan wanneer hulle die kantoor binnegaan nie. Alhoewel daar goedgeteelde manne onder die base is wat hierdie gewoonte tot die vlak van 'n refleks laat bring en wat altyd opstaan wanneer 'n dame die kamer binnekom, is dit 'n uitsondering. En laat dit lekker wees, maar steeds is 'n sekulêre toon by die werk onvanpas. In die kantoor,in 'n staatsagentskap stap die manlike baas eerste deur die deur, en wanneer jy op 'n sakereis is, klim hy eerste in die kar.
• Die woorde "dankie" en "asseblief" in 'n werkomgewing is selfs meer begeerlik as in die "sosiale lewe". Dankie jou kollegas vir enige, selfs die mees onbeduidende diens, en moenie vergeet van die "towerwoord" wanneer jy 'n versoek rig of bloot 'n bevel van jou meerderes aan een van die werknemers oordra nie.
• Glimlag altyd wanneer jy kollegas groet en gee hulle terug met 'n glimlag.
• Praat met mense in 'n kalm, vriendelike stemtoon en wys vir hulle tekens van aandag, ongeag hul geslag.
• As die man wat voor jou na die deur stap, baie dokumente het, haal hom in om die deur oop te maak en laat hom verbygaan. Hulp in die kantoor moet altyd die een wees vir wie dit geriefliker en geriefliker is, maar in amptelike verhoudings is daar 'n duidelike hiërargie wat u moet voel en handhaaf. Dit beteken nie dat jy skaam moet wees voor jou meerderes of meer aandag aan elke woord moet toon nie, nee, maar jy moet hom of haar die nodige respek gee.

Die aanvaarde reëls van sake-etiket kan aansienlik verskil, nie net in verskillende industrieë nie, maar ook in individuele maatskappye. Daar is egter reëls wat deur beide kantoorwerkers en staatsamptenare gevolg moet word. Onder hulle is die nakoming van stiptelikheid, nakoming van die beeld van die maatskappy in klere, die vermoë om geheime te hou en die vermoë om persoonlike probleme buite die werk te verlaat. Kom ons gesels in meer besonderhede oor elk van hierdie reëls.

Die behoefte om alles betyds te doen

Die reëls van sake-etiket in 'n kantoor, staatsagentskap vereis dat jy altyd betyds by die werk kom, alle take betyds voltooi. Vertragings, vertragings in werk wat presies op die beloofde tyd ingehandig moet word, is onaanvaarbaar.

Moet nooit 'n besigheidsvergadering mis nie, kom vroeg na hulle om nie die reputasie van die maatskappy in gevaar te stel nie, nie net jou eie nie. As jy laat moet wees, waarsku vooraf daaroor, die owerhede moet bewus wees van waar jy is. Onthou dat die nakoming van akkuraatheid, stiptelikheid in alle sake onontbeerlike reëls van sake-etiket vir 'n staatsamptenaar en kantoorwerker is, sowel as 'n manifestasie van respek vir ander, natuurlik vir enige opgevoede persoon.

Hoe om behoorlik aan te trek vir die kantoor of staatsdiens

Gereelde besigheidsdragkode moet gevolg word.

• Die voorkoms van 'n werknemer moet ooreenstem met die beeld van die maatskappy, wat 'n aangename indruk skep, en wanneer jy in 'n staatsagentskap werk, is dit selfs meer belangrik.
• Vroue word verplig om rompe en rokke nie langer as die knie te dra nie, pasgemaakte broekpakke word toegelaat. Dit is onaanvaarbaar om klere van helder, spoggerige kleure met blinkertjies, strass en stywe klere te dra om in die kantoor te werk.
• Mans moet by besigheidsdrag hou, pakke, broeke, hemde met of sonder 'n das dra. Jeans en truie word die beste uit die werkende klerekas uitgesluit.
• Jy kan werk toe drabeskeie juweliersware wat by die uitrusting pas, asook ander besonderhede van die kostuum.

Privaatheidsbeleid

Jy moet die geheime van die maatskappy, enige transaksie, kan bewaar sonder om hierdie onderwerp óf met kollegas óf met jou geliefdes uit te brei. Moenie briewe lees wat vir ander persone bedoel is nie, stuur alle boodskappe persoonlik oor, sonder tussengangers en ongemagtigde persone. As jy’n faks moet stuur, bel die geadresseerde vooraf sodat hy naby is en persoonlik die dokument of brief kan ontvang. Moenie jou persoonlike lewe met werk meng nie, moenie oor probleme in die lewe praat nie, soek troos of vra vir hulp van kollegas. In die kantoor is dit belangrik om kalmte en goeie bui te behou, ongeag die slegte bui. Hierdie reëls van sake-etiket vir 'n staatsamptenaar en kantoorwerker moet streng nagekom word.

Jy en jou baas

Die reëls van sake-etiket vir ondergeskiktes impliseer 'n afgeleë, nie-bekende beroep op 'n bestuurder. Selfs al is die baas (baas) 'n meisie of 'n jong man wat net 'n bietjie ouer as jy is, is dit die moeite werd om "jy" te sê. As jy in die bestuurder se kantoor is, en 'n sakevennoot of ander baas kom binne, of jy bly of vertrek, moet hy besluit of hy jou vra om te vertrek, daar is geen rede om geminag te voel nie. As jou baas jou ooit voor vreemdelinge beledig, moenie in natura reageer nie. As jy ontsteld is, moenie uit die kantoor spring nie, probeer om rustig uit te gaan en 'n afgesonderde plek te vind waar jy kan kalmeer. NieBespreek wat gebeur het met kollegas. Jy kan dinge met die bestuurder uitsorteer gedurende af-ure, rustig na sy wense luister en jou klagtes uitspreek. Hoe hoër die baas is, hoe moeiliker is jou rol, en in sommige situasies is dit belangrik om die reëls van sake-etiket te onthou. As 'n besonder gerespekteerde persoon in die gang van 'n instansie begelei moet word, moet jy die deure oopmaak om die belangrike gas deur te laat, en dan langs hom beweeg, met net 'n kwart tree agter. As die gang vurk, sal jy die rigting met 'n grasieuse gebaar moet aandui. As die gang kronkel, kan jy sê "Laat ek jou loop" en dan met vrymoedigheid voortgaan.

'n Paar woorde oor slegte maniere

Daar is norme en reëls van sake-etiket wat vir alle werknemers ondubbelsinnig is: moenie ander mense se briewe lees nie, praat met selfbeheersing en beleefdheid, wees vriendelik met kollegas en hou 'n afstand van meerderes. Maar soms by die werk word 'n uitsondering op hierdie reëls gemaak, byvoorbeeld wanneer jy 'n dokument in die lessenaar van 'n ander werknemer moet kry wat nie daar is nie. Algemene gedrag in die diens en in die kantoor moet waardig wees, met onberispelike maniere. Jy moet voortdurend jou gedrag monitor, hoe jy loop, kommunikeer, sit. Onthou dat dit onwelvoeglik is om in die openbaar aan die neus, ore, hare of ander dele van die liggaam aan te raak.

Wat nooit in die werkplek gedoen moet word nie:

• Kou, pluk jou tande.
• Knaag aan penne, potlode, papiere of spykers.
• Korrekte grimering, manikuur, verf lippe by die werkplek - dit is die basiese reëlssake-etiket vir 'n sekretaresse.
• Gaap sonder om jou mond te bedek.
• Sit jou voete op die tafel, kruis jou bene

Daagliks vereis:

• Hou skoon klere, hare, lyf, gebruik deodorant, maar nie parfuum nie.
• Dra 'n netjiese sakdoek.
• Sorg vir jou tandheelkundige gesondheid.

Hierdie reëls en wense is onontbeerlike norme van etiket, dit laat jou toe om nie net 'n goeie, waardevolle werknemer te word nie, maar ook 'n aangename persoon met wie jy wil handel. Voorkoms is die beste manier om respek vir ander mense te toon.

Reëls van goeie maniere in die omgang met kollegas

Wanneer jy eers in die kantoor begin werk en jou kollegas leer ken, begin jy verhoudings bou wat die klimaat in die span en die resultate van gemeenskaplike werk sal bepaal. Hoe om op te tree om hulle te wen? Wees vriendelik met almal, maar moenie dadelik naby een persoon probeer kom nie, gee jouself tyd om mense beter te leer ken. Vra gerus werknemers oor die werk, maar moenie eers persoonlike gesprekke met hulle voer nie. Moenie bekommerd wees as jy nie van die eerste dag af daarin geslaag het om by die span aan te sluit nie, daar is niks fout daarmee nie. Dank kollegas altyd vir hul hulp en onthou om nie verder te gaan as die reëls van besigheidskommunikasie-etiket nie.

Byvoorbeeld:

• moenie jou kollegas met jou gesprekke irriteer nie en moenie inmeng in ander mense se gesprekke nie;
• moenie skinder nie en moenie na skinder luister nie, moenie ander mense s'n afluister nietelefoonoproepe;
• moenie gesondheids- en liggaamsfunksiekwessies met kollegas bespreek nie;
• moenie jou persoonlike mening by enige geleentheid probeer uitspreek of afdwing nie;
• moenie iemand in die teenwoordigheid van vreemdelinge skel nie, al is jy drie keer reg, skielik jou humeur verloor - vra dadelik om verskoning;
• moenie maak asof jy meer besig is as ander nie, soms kan jy jou kollegas beleefd vra om nie geraas te maak nie, maar doen dit beleefd en sonder om te bel;
• moenie selfsugtig wees nie, in jou amptelike ywer, probeer om nie jou kollegas te benadeel om 'n voordeel of kerrieguns by jou meerderes te verdien nie.

En die hoofreël van sake-etiket, beide vir 'n kantoorwerker en 'n staatswerknemer, is: “jy moet beleefd, taktvol, hoflik en verdraagsaam wees in die hantering van kollegas en bestuur, en moet nooit aangaan oor jou emosies nie.”

Telefoonetiket vir sekretaresse

Eerste indrukke van 'n maatskappy word dikwels oor die telefoon gemaak, en 'n slegte eerste indruk is moeilik om van ontslae te raak. Baie dikwels, wanneer jy 'n maatskappy op besigheid bel, kan jy 'n antwoord kry wat niks te doen het met sake-etik of eenvoudige hoflikheidsreëls nie. Sommige werknemers antwoord die kantoorfoon asof hulle 'n guns doen, ander ag dit nie nodig om die maatskappy of departement te noem nie. En almal weet hoe lekker dit is om daarna oor die telefoon te praat met goedgemanierde mense wat vinnig, vriendelik antwoord en hul bereidwilligheid uitspreek om te help.

Telefoonoproepe word gewoonlik deur die sekretaris beantwoord, maar nie net hy nie, maar alle werknemers moet die basiese reëls van sakekommunikasie-etiket ken, wat belangrik is om te volg wanneer hulle oor die telefoon kommunikeer.

• Moenie mense laat wag vir 'n antwoord nie, tel dadelik die foon op en antwoord. As jy nie kan praat nie, vra om terug te bel, moenie die beller laat wag nie. En om musiek in die lyn te koppel om 'n gaping te vul, word as slegte maniere beskou.
• Onmiddellik nadat jy die foon opgetel het, sê hallo, noem jou maatskappy en stel jouself voor. As jy in 'n groot instelling werk, moet jy 'n spesifieke afdeling noem om die oproeper te help om hul pad te vind.
• Wanneer die foon vir iemand anders gevra word, aanvaar 'n boodskap vir hulle of bied aan om later terug te bel.
• Gedurende 'n gesprek, hou jouself in beheer en tree reg op selfs met die mees stadige kliënte. As die persoon op die punt is, help hulle om te kalmeer, maar in reaksie op die belediging, hang net af.
• Kyk na jou toespraak en kies jou woorde, onthou dat jargon in besigheidskommunikasie heeltemal onvanpas is. Moet nooit "ja" of "goed" sê nie, net "ja", "goed" of "natuurlik".
• Hou die foon in jou hande, nie tussen jou skouer en ken nie, praat duidelik en direk in die mikrofoon, nie verby nie. En moet nooit met jou mond vol praat nie.
• Wanneer jy bel, sê hallo en identifiseer dadelik jouself en die maatskappy wat jy verteenwoordig. Wees beleefd, kort en op die punt.

Besigheidsetik in die hantering van besoekers

Regeringswerknemers en kantoorwerkerswerknemers ontvang dikwels kliënte in hul kantoor. Goeie maniere is uiters belangrik hier, mense hou daarvan om met iemand te handel wat hulle respek toon. Die etiketreëls vir besigheidskommunikasie en -gedrag moet in alles nagekom word: beide om die besoeker by die deur te ontmoet, hom te help om uit te trek, en om nie op hom te laat wag nie. As jy nog moet wag, maak seker om verskoning te vra, al is die fout vir hierdie vertraging nie joune nie, bied hom tee of koffie aan. Groet mense met’n vriendelike glimlag, probeer om informele kontakte te maak, maar skinder nooit oor enigiets nie. In gesprek, hou jou afstand, maar wees korrek, beleefd en geduldig. Begelei besoekers na die kantoordeur asof hulle jou gaste is.

Goeie toon in besigheidsbriewe

Die reëls van sakekorrespondensie-etiket beïnvloed beide die voorkoms en die inhoud, die inhoud van die brief self. Voordat jy skryf, moet jy 'n plan opstel wat jou sal help om die essensie van die saak bondig en duidelik te stel. Terselfdertyd is dit belangrik om verskeie verpligte reëls vir die uitvoer van besigheidskorrespondensie in ag te neem.

1. Die brief moet korrek geskryf word in terme van styl, spelling en leestekens.
2. Amptelike boodskappe word gewoonlik gedruk, dit is 'n teken van respek vir die geadresseerde.
3. Volgens die reëls van goeie maniere, mag geen van die briewe, met die uitsondering van dankie, nie onbeantwoord bly nie.
4. Die brief moet netjies geformateer wees, dit is gebruiklik om besigheidsbriewe slegs op wit A-4 papier te skryf.
5. Dateer altyd jou briewe links onder en laat 'n persoonlike handtekening, van envoorletters.
6. Wanneer jy aanspreek, is dit gebruiklik om die woord "liewe (s)" te gebruik, en wanneer die persoonlike voornaamwoord "Jy" gebruik word, gebruik dit met hoofletters.

Ten slot

Volmaaktheid word bereik deur ywer en herhaling. Streef na uitnemendheid in alles, verkondig die reëls van sake-etiket - in die manier van hou, in die manier van praat en beweeg, maar stop nie net by die eksterne manifestasie van goeie maniere nie, korrigeer die tekortkominge van jou eie karakter, wees oplettend aan kollegas, leer uithouvermoë en geduld, behandel jouself en behandel ander mense met gelyke respek. As jy ywerig werk, sal jy gou resultate sien wat jou lewe sal verander.