Is die protokol 'n amptelike dokument?

2024 Outeur: Henry Conors | [email protected]. Laas verander: 2024-02-12 02:58

Die woord protokol is op almal se lippe. Kantoorwerkers hoor dit gereeld tydens vergaderings, polisiebeamptes gebruik dit in hul professionele aktiwiteite, en staatshoofde en diplomate word gedwing om te voldoen aan die reëls wat deur hom voorgeskryf word. Wat is 'n protokol? Ons sal hieronder uitvind.

Betekenis van protokol

Soos baie ander terme, het hierdie woord verskeie betekenisse. Dit hang alles af van die aktiwiteitsveld waarin die gewenste konsep toegepas word. Dus, kom ons kyk na die mees algemene situasies wanneer dit gebruiklik is om oor die protokol te praat.

Wanneer dit by die besigheidsomgewing kom, is die protokol 'n dokument wat die gebeurtenis beskryf wat plaasvind (vergadering, vergadering, raad van direkteure, ens.).

Ons het reeds hierbo genoem van die polisie, wat ook dikwels 'n soortgelyke dokument opstel. In hierdie geval word die vasstelling van die feit van 'n misdaad of misdryf geïmpliseer.

In die internasionale formaat is die protokol 'n stel reëls wat gevolg moet word tydens amptelike vergaderings tussen regeringsamptenare, sowel as diplomatieke figure. Daar is byvoorbeeld 'n protokol van vergaderings van die hoofdestate of 'n besoek aan die president bring.

In hierdie artikel sal ons egter op die konsep van besigheidsprotokolle fokus.

Vergaderingminute

Besigheidsvergaderings is 'n integrale deel van alle prosesse in 'n besigheidsomgewing. Hulle kan amptelik plaasvind, met inagneming van die vasgestelde tyd en slegs in die kantoor. Informele besigheidsafsprake is ook baie gewild. In die tweede geval kan u sonder protokolbevestiging van die gesprek klaarkom. As die vergadering amptelik is, moet dit skriftelik wees in ooreenstemming met al die reëls.

Die notule word gehou deur die sekretaris of ander persoon met sodanige gesag. Om tred te hou met die vloei van die gesprek, probeer om 'n rowwe lys van kwessies uit te vind wat by die vergadering bespreek sal word. Dit sal ook nuttig wees om 'n stemopnemer te hê om nie die besonderhede te mis nie, want die protokol is 'n baie gedetailleerde beskrywing van 'n besigheidsgeleentheid.

Die name van die aanwesiges en die afwesiges moet aangeteken word. Vir jouself kan jy aantekeninge maak oor die ligging van almal wat na die vergadering gekom het om die outeurskap van sekere woorde sonder foute aan te dui.

Aan die begin van elke vergadering word die volgorde waarin die vrae oorweeg sal word bepaal, maak seker dat jy dit woordeliks neerskryf.

As daar 'n stemming by die vergadering was, dui dan die resultate aan (hoeveel mense het "vir" en hoeveel "teen" gestem het). In die geval waar daar 'n klein aantal van die teenwoordiges by die vergadering was, het jy die geleentheid om ook die name en vanne van almal wat gestem het, te merk.

Moenie uitstel nieliasseer die protokol op die agterbrander, want gedurende hierdie tyd kan jy die besonderhede van die vergadering vergeet.

Nuut van onderhandelinge

Onderhandelinge verskil van 'n gewone sakevergadering deurdat hulle gewoonlik een of 'n paar kwessies bespreek wat 'n groot rol vir albei partye speel. In hierdie geval is die protokol 'n geleentheid om al die nuanses van die gesprek en die vereistes van die partye op te teken. Die kwessie wat oorweeg word, word nie altyd onmiddellik na die eerste onderhandelinge opgelos nie, so die direkteure of ander werknemers benodig tyd en volledige inligting oor die vergadering.

Die protokol van onderhandelinge word opgestel volgens dieselfde beginsel as enige besigheidsdokument.

Dit is nodig om die datum van die beskryfde gebeurtenis, die dokumentnommer en die volledige weergawe van die titel aan te dui. Dit word gevolg deur 'n inleiding, wat noodwendig die lys van die aanwesiges en die hoofkwessies vir bespreking aandui.

In die hoofgedeelte word die inligting gewoonlik in drie dele verdeel: “Geluister”, “Gepraat”, “Besluit”. In die volledige weergawe van die protokol word die woorde van alle sprekers woordeliks aangehaal. In sommige gevalle word 'n uittreksel uit die protokol ook uitgereik wat 'n sekere deel daarvan dupliseer.